29 精细化管理的基础——表单模板

你说：岗位标准化有哪些容易操作落实的工具？

我说：表单模板设计，追求精细化管理。

企业花费大量的精力建立了厚厚的标准化操作手册，但是如果不能找到简单有效的落实方法，也是纸上谈兵，不能落地。特别是大规模重复的流程，复杂的地方不是流程的优化，而是如何找到易于落实的机制，让最佳实践能变成所有人的行为，使流程变得易于操作，才是问题的关键。

“管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单IT化”，充分说明了从流程的设计到流程的执行落地的发展趋势。工作时没人会频繁地翻看厚厚的操作手册，必须要将指导融入业务操作过程中去，结合到具体操作的表单模板上，并辅助相应的IT工具支持，才能使流程变得可操作和可落地。

表单模板的设计体现了企业的精细化管理水平，其设计有以下关键要点：

■ 通过表单模板设计，落实管理要求和流程优化思路

我们以某企业品牌传播推广管理为例，该企业面临的问题是在品牌的传播和推广方面，对同一品牌传播推广主题不统一，线上线下活动之间不协同，总部策划的活动和区域的活动之间存在冲突等，为此浪费了大量的营销资源。通过对问题的分析，确定流程的改进目标：实现品牌的一体化管理，自上而下保证品牌管理的一致性，并决定重点从年度计划制订流程着手进行改进。先在公司发展战略中确定品牌定位和发展目标，接下来根据品牌调研情况确定未来的品牌传播推广主题和策略，依据品牌传播主题，由媒介、品牌推广、公关、销售等部门一起讨论形成下一年的品牌传播推广项目计划。表6-1是该企业品牌传播推广年度计划制订的模板示例。通过这个表单，围绕该品牌既定的品牌传播推广主题，制订年度项目计划，从区域和时间跨度上，检查广告、公关、路演、促销等线上线下活动的配合和协同，从而达成整合营销的目的；此外，通过项目目标和预算的对比可以分析不同活动的投入产品，为提高营销费用投入有效性的分析奠定基础。

表6-1　某企业品牌传播推广年度计划制订模板示例

■ 在表单模板设计中融入操作指导

曾经遇到一个流程上的审批人员抱怨某申请流程，申请者提报的信息每次都是不全的，以致每次申请流程都要被退回好几次，虽然也做过培训，但是申请者岗位人员调动频繁，所以每次都只能重复做工作。对此，笔者建议把你对申请内容的要求和审核标准写在申请的表单模板上，让申请者提前知道。

很多企业有大量的工作流，其表单模板设计往往就是在申请内容后面留出空格，然后审批人对应相应空格填写，这样不仅申请人迷茫，审批人估计也要多次查阅制度说明，那么能不能在表单模板的设计中就考虑将流程的检查要求、专业知识融入表单模板中，直接呈现在使用者面前，使使用者在使用时直接对照说明和注意事项，一次性把工作做好。表6-2是某企业合同审批表单模板的部分示例，从表中可见合同审批人不再是笼统地签字，而是要对照审核要求进行细致的检查。

表6-2　合同审批表单模板的示例（部分）

■ 表单字段结构化，为后续的经营分析奠定基础

某企业对销售代表的客户走访管理，以前都是销售代表走访客户回来提交一份走访报告，然后报销出差费用，但是客户服务部门的管理者发现，这些走访获取的信息对公司的客户管理没有产生价值，因为一份简单格式的走访报告，其信息无法用来统计分析和应用。因此需要对走访表单进一步细化设计，进行字段结构化（见表6-3），这样基于标准化的值集选项，可从不同维度进行数据信息的统计，为决策分析提供支持。这也是我们所说的数据标准化工作。通过各业务领域的表单数据标准化，为未来企业搭建经营分析系统奠定了基础。

表6-3　客户走访表单结构化示例